Seznamte se s Microsoft 365

Seznamte se s Microsoft 365 – OBSAH

1. Hlavní edice Microsoft 365: pro rodiny a pro jednotlivce
2. Přehled klíčových aplikací a novinek v Microsoft 365
3. Přivítejte Microsoft 365 Business Standard
4. Jaké jsou hlavní rozdíly mezi Office 2021 a Microsoft 365?
5. Jak nainstalovat nové Microsoft 365?

Hlavní edice Microsoft 365: pro rodiny a pro jednotlivce

V rámci našeho článku nás primárně zajímají licence Microsoft 365 zaměřené na domácí nebo osobní použití. K tomu slouží edice Microsoft 365 pro rodiny nebo Microsoft 365 pro jednotlivce.

Zásadním rozdílem je možnost aktivace pro až 6 osob žijících v jedné domácnosti v případě verze Microsoft 365 pro rodiny. Každý uživatel navíc může aplikace využívat na více zařízeních a současně získá 1 TB volného místa na cloudovém úložišti OneDrive. Součástí je také úplně nový produkt Zabezpečení rodiny.

Microsoft 365 pro jednotlivce odpovídá funkčně svému názvu a je k dispozici pouze pro jednoho uživatele, který však může licenci využívat až 5 zařízeních současně. Klidně tak lze aplikace nainstalovat na počítače s Windows 10, Windows 11, ale také na zařízení se systémem macOS. A samozřejmě můžete aplikace současně používat i na chytrém telefonu nebo tabletu. Vždy však musíte využívat stejný MS účet navázaný na zakoupenou licenci.

Přehled klíčových aplikací a novinek v Microsoft 365

Na funkcích služby Microsoft 365 se neustále pracuje, proto postupně přichází další a další novinky včetně několika poměrně zásadních inovací. Pojďme se na ně podívat.

Microsoft Editor a kreativní obsah

Významnou novinkou je Microsoft Editor, který umí s výraznou pomocí umělé inteligence dokonale opravit gramatiku ve vašem psaném projevu. Dostanete k dispozici základní pokyny ve více než 20 jazycích a návrhy pravopisu ve více než 80 jazycích, a můžete tak srozumitelně a výstižně komunikovat, ať píšete v jakémkoli jazyce. Microsoft Editor bude k dispozici nejen ve Wordu, ale také v Outlooku a rovněž i jako rozšíření pro prohlížeče Microsoft Edge a Google Chrome.

Další peckou je neustálé rozšiřování nabídky kreativního obsahu. Tím Microsoft myslí různé šablony, obrázky nebo videa, která můžete použít například k vyšperkování powerpointové prezentace. Konkrétně jde o 2 300 šablon, 8 000 obrázků ve vysoké kvalitě, 175 videí, 300 různých fontů a 2 800 ikonek. Získáte tedy takovou soukromou fotobanku obsahu pro soukromé využití, za který se jinak musí platit docela vysoké částky.

Komunikační platforma Microsoft Teams

Stejně dobře Microsoft zapracoval i na aplikaci Teams, která zastoupí domácí nástěnku úkolů. Samozřejmě i s podporou chatu, videohovorů nebo rychlého sdílení obrázků.

Pomocí aplikace Teams lze snadno a rychle přecházet od konverzací k vytváření materiálů a zachovávat přitom kontext, souvislost a přehlednost. Používáte už Teams v práci? V mobilní aplikaci si snadno můžete přidat svůj osobní účet. Na jednom místě tak budete mít přehled o všech kalendářích, chatech a úkolech v práci i mimo ni. Díky předplatnému Microsoft 365 lze v rámci Teams plánovat schůzky s až 300 účastníky.

Microsoft Zabezpečení rodiny

Tou hlavní službou je Microsoft Zabezpečení rodiny (Microsoft Family Safety), která je navržena tak, aby umožnila v rámci rodiny navzájem sdílet polohu nebo sledovat využívání jednotlivých zařízení. Například tabletu s Androidem, počítačem s Windows nebo Xboxu. V zásadě jde o hodně pokročilý rodičovský zámek centralizovaný do jednoho místa. Služba Family Safety je bezplatná aplikace a lze ji částečně využívat i zcela zdarma. Nicméně některé funkce (např. upozornění na polohu) vyžadují aktivní předplatné Microsoft 365.

Služba Microsoft Zabezpečení rodiny se zaměří na:

• sdílení polohy v rámci rodiny včetně upozornění například na příchod dětí domů nebo do školy,
• protokolování aktivit ze všech zařízení na jedno místo,
• pokročilé filtry obsahu s ohledem na věk dětí,
• omezení času stráveného u obrazovky.

Outlook – spolehlivý pomocník s e-maily, kontakty a kalendářem

Microsoft Outlook se vzhledem ke své poměrně vysoké pořizovací ceně stal spíše firemním komunikátorem. To však již řadu let neplatí a svým zařazením do původních Office 365 se masivně rozšířil i do domácností. Outlook má pochopitelně své pevné místo i v rámci Microsoft 365 pro rodiny. Díky efektivní práci s e-maily vám ušetří neskutečné penzum času. Také nabízí automatické propojení s kalendářem nebo jednoduché a bezpečné sdílení velkých příloh, jejichž zaslání e-mailem by nebylo možné.

Stejně tak Outlook poslouží jako správa vašich kontaktů, které lze mít navíc propojeny s profily na LinkedIn. Vše si také můžete nechat synchronizovat do bezplatné mobilní aplikace Outlook (k dispozici pro Android a iOS). Celkovou důvěryhodnost služby umocňuje kontinuální zlepšování funkcí a zabezpečení. Ostatně na této platformě fungují největší organizace na světě.

OneDrive – až 6TB cloudové úložiště pro celou rodinu

Cloudové úložiště Microsoft OneDrive je právem považováno za jednu z klíčových funkcí operačního systému Windows 10. Při správném nastavení totiž nabídne prostor pro všechny dokumenty nebo fotografie. OneDrive se bez problémů integruje napříč celým systémem včetně aplikací sady Microsoft 365 pro rodiny. V základu získá každý člen hned 1 TB volného místa, do kterého se vybrané složky automaticky synchronizují. Přístup k OneDrive je možný z Windows, Macu nebo mobilních zařízení.

Jednou z novinek poslední doby je Osobní trezor. Jde o chráněnou oblast služby OneDrive, ve které můžete ukládat nejdůležitější nebo citlivé soubory a fotky, aniž byste museli obětovat praktičnost přístupu odkudkoli. Pro přístup do této části je nutné dvoustupňové ověření, jakým je například otisk prstu, rozpoznání obličeje, PIN nebo kód, který vám přijde e-mailem nebo přes SMS. Osobní trezor se po určité době nečinnosti automaticky zamkne a pak ho budete muset znovu odemknout, abyste se dostali ke svým souborům.

Word – nejlepší textový editor

Může se zdát, že na textovém editoru už není co zlepšovat. Přesto se o to Microsoft snaží. Jistě oceníte rozšířenou podporu gramatiky, pravopisu, a dokonce celých stylistických úprav. Vše je navíc neustále aktualizováno. V praxi budete děkovat za přístup k tisícům připravených šablon, například v podobě životopisů, rozvrhu hodin a mnohých dalších.

Ohromným posunem vpřed je týmová spolupráce nad jedním dokumentem, který může současně upravovat hned několik uživatelů. Tohle všechno zařídíte v podstatě kliknutím na jedno tlačítko a následně výběrem konkrétních uživatelů.

Excel – nudné tabulky promění na efektní grafy

Pokoušeli jste se někdy ve starém Excelu vyrobit z tisíciřádkové tabulky pěkný graf? To byla akce na celé dopoledne a výsledek často nebyl úplně přesvědčivý. V nejnovějším Excelu to stejné naklikáte během pár okamžiků. Jednoduše vytvářejte tabulky ze šablon nebo podle vlastního návrhu a provádějte výpočty s moderními vzorci. I v Excelu samozřejmě funguje bleskové sdílení tabulky s ostatními uživateli.

PowerPoint – prezentace, která vynikne

Někdy k tomu zkrátka dojít musí a pustíte se do své první prezentace. Přesně v ten okamžik oceníte PowerPoint, který za vás vymyslí design, rozvržení a efekty. Vy jen přidáte pár obrázků a samozřejmě text. Pro jednotlivé snímky si kromě textu připravíte i poznámky, které při prezentaci uvidíte pouze vy. Tohle prostě s pomocí PowerPointu zvládne úplně každý. A v rámci předplatného Microsoft 365 pro rodiny získáte přístup k obří databázi fotografií a designových šablon.

OneNote – digitální poznámkový blok

Odložte papírový blok a začněte používat OneNote, který je navíc k dispozici úplně zdarma. Na počítač i na mobilní zařízení. Svoje poznámky tak budete mít neustále u sebe. Snadno vytvoříte například nákupní seznamy, připravíte úkoly pro děti nebo si zkrátka uložíte své důležité poznámky k výběru příští letní dovolené. OneNote si bude všechno pamatovat za vás.

Skype – buďte v kontaktu

Skype je populární aplikace vhodná pro komunikaci s přáteli pomocí chatu, hlasových nebo video hovorů. Je k dispozici na všech relevantních platformách, a dokonce umí i volat na telefony s nízkými sazbami. Skype můžete používat nejen na PC, ale i na Xboxu nebo chytrých telefonech. Jednou ze zajímavých funkcí poslední doby je možnost rozmazat pozadí během videohovoru.

Přivítejte Microsoft 365 Business Standard

Potřebujete aktivně budovat svoji firmu a zároveň chránit data, spolupracovat v reálném čase pomocí profesionálních e-mailových služeb a podporovat týmovou práci? Microsoft 365 Business Standard je jasná volba pro firmy o maximálním počtu až 300 uživatelů.

Microsoft 365 Business Standard kromě obvyklých kancelářských aplikací obsahuje i e-mailovou schránku s kapacitou 50 GB, hostovanou na respektované technologii Microsoft Exchange. Díky tomu synchronizujete e-maily, kalendáře a kontaktní údaje ve všech svých zařízeních v reálném čase. Takže budete mít aktuální informace bez ohledu na zařízení, se kterým právě pracujete. Samozřejmě ideálně prostřednictvím aplikace Outlook. Důležitou součástí je též rozšířená varianta komunikační platformy Microsoft Teams s pořádáním online schůzek a videohovorů pro až 250 účastníků.

Klidný spánek vám zajistí vědomí, že vaše služby mají garantovanou 99,9% dostupnost spolu s finanční zárukou na základě smlouvy o úrovni služeb (SLA). Veškerá data se uchovávají v bezpečí pomocí špičkového pětiúrovňového zabezpečení a proaktivního monitorování. Kdykoli máte k dispozici podporu na telefonu nebo chatu včetně rozsáhlé databáze zdrojů informací s postupy.

Jaké jsou hlavní rozdíly mezi Office 2021 a Microsoft 365?

Připomeňme si, čím se vlastně liší verze Office 2021 a elektronická licence Microsoft 365.

Nejnovější verze Office 2021 pokračuje v tradičním duchu klasické sady kancelářských aplikací za jednorázový poplatek. Typicky se jedná o Word, Excel, PowerPoint, OneNote nebo Outlook. Oproti tomu moderní Microsoft 365 pro rodiny jde s dobou a za měsíční (roční) předplatné získáte kromě již zmíněných aplikací až 6TB cloudové úložiště OneDrive s možností sdílení a synchronizací souborů do všech vašich zařízení. Za aktivní předplatné dostanete na oplátku i komunikační platformu Skype s předplacenou hodinou volání na mobily nebo pevné linky.

Jednoznačně plusovým bodem pro Microsoft 365 je neustálý vývoj, kdy každý měsíc naleznete v aplikacích nové funkce a vylepšení, jež vám usnadní život. U Office 2021 jste omezeni pouze na bezpečnostní záplaty.

Klíčové výhody a nevýhody Office 2021

Klíčové výhody a nevýhody Microsoft 365

Jak nainstalovat nové Microsoft 365?

Instalace Microsoft 365 pro rodiny je snadná. Potřebujete však funkční internet a počítač s Windows 10/11, případně s poslední verzí systému macOS.

Přejděte na setup.office.com, přihlaste se ke svému Microsoft účtu, nebo si vytvořte nový. V následujícím kroku zadejte zakoupený Product Key a poté dejte stahovat. Výsledný malý instalační soubor je nutné spustit. V závislosti na rychlosti internetového připojení vyčkejte několik minut na konec instalace. Poté stačí spustit některou z aplikací Microsoft Office a odsouhlasit licenční podmínky. V ideálním případě celá akce zabere maximálně 10 minut a zvládne to úplně každý. I ten největší počítačový laik. Na systému macOS pak stačí v AppStore vyhledat Microsoft 365 a nechat aplikace naistalovat automatickým způsobem.

Microsoft se v posledních měsících činil a vyvinul jednu společnou mobilní aplikaci Microsoft Office, která sdružuje Word, Excel i Powerpoint (k dispozici pro Android a iOS). Microsoft ji profiluje jako mobilní centrální hub pro jakoukoli kancelářskou činnost.

Problémy s instalací Microsoft 365 na macOS – hláška se špatně zvoleným regionem

Společnost Apple neustále zdokonaluje operační systém macOS a speciálně se zaměřuje na ochranu soukromí. To jde tak daleko, že od verze macOS Monterey je možné aktivovat službu Soukromý přenos, což je vlastně zabezpečená VPN.

Když si prohlížíte web, poskytovatel sítě a navštívené weby můžou za normálních okolností vidět informace obsažené ve vašem webovém provozu – například DNS záznamy a IP adresu. Tyhle informace se postupem času dají použít k určení vaší totožnosti a vytvoření profilu vaší polohy a historie prohlížení. Soukromý přenos přes iCloud zajišťuje, že při prohlížení webu v Safari nikdo – ani Apple – nevidí, kdo jste a jaké stránky navštěvujete, a chrání tak vaše soukromí.

A to je právě problém směrem k úplně prvotní instalaci Microsoft 365. Instalátor se totiž může zastavit na hlášce, která oznamuje, že máte špatně zvolený region vůči vaší zakoupené licenci. Více o obecných problém s instalací Microsoft 365 na macOS si přečtěte přímo na stránkách výrobce.

Pokud na takový problém narazíte, tak je nutné na dobu instalace Microsoft 365 službu Soukromý přenos deaktivovat.

• Zvolte nabídku Apple –> Předvolby systému.
• Klikněte na Apple ID a pak vyberte iCloud.
• Chcete-li Soukromý přenos zapnout nebo vypnout, klikněte na zaškrtnutí vedle Soukromého přenosu.

Office 365 se sice změnil na Microsoft 365, ale cena i klíčové funkce zůstávají. A vždy se můžete těšit na další novinky, které zlepší vaše pracovní nebo rodinné workflow. Microsoft 365 totiž obsahuje ty nejlepší nástroje pro sdílení obsahu napříč svým okolím.