Co je to SharePoint?

Co je to SharePoint? – OBSAH

1. Historie SharePointu
2. Klíčové funkce Microsoft SharePointu
3. K čemu slouží SharePoint Designer?
4. Cena a pořízení SharePointu

Historie SharePointu

Pokud nepatříte mezi protřelé IT administrátory, SharePoint vám určitě nic neříká. Přesto jeho první verzi vydal Microsoft již v roce 2001. Už od samotného počátku slouží jako platforma pro firemní intranet, správu dokumentů nebo pro řízení různých pracovních postupů.

Samozřejmě od doby prvního představení služby došlo k významnému zdokonalení všech funkcí. Také se citelně proměnil způsob uvažování a celkově používání celé aplikace. Původně byl totiž SharePoint čistě on-premise řešení. Tedy ve firmě byl vyhrazený server s dostatečným hardwarovým výkonem a velkým datovým prostorem, na kterém vše fungovalo. Postupem času však přibyla vysoká míra provázanosti na různé komunikační platformy a možnost sdílet dokumenty například s obchodními partnery nebo firemními pobočkami v zahraničí. I proto se postupně objevil SharePoint Online, který je kompletně hostovaný na serverech Microsoftu s přístupem přes předplatné Microsoft 365.

Klíčové funkce Microsoft SharePointu

Se SharePointem pracují statisíce firem po celém světě, proto je k dispozici celá řada funkcí, které můžete v rámci pořízeného systému provozovat. Ostatně podívejte se na shrnutí klíčových funkcí.

• Komplexní ukládání firemních dokumentů včetně verzování nebo řízení přístupu dle uživatelských oprávnění.
• Zjednodušení pracovních postupů (workflow) se sledováním jednotlivých stavů požadavků = digitální transformace dříve papírových procesů.
• Bezproblémové provázání s aplikacemi Microsoft Office.
• Otevřenost platformy umožňující snadné napojení na další aplikace a systémy.
• Relativně snadno lze nasadit řízení zpracování úkolů, různé helpdesky, evidenci smluv, sledování docházky nebo příjem a odesílání datových schránek.

K čemu slouží SharePoint Designer?

Aplikace SharePoint Designer slouží k vytváření pokročilých úprav. Díky tomu si tak SharePoint ohnete přesně podle konkrétních potřeb. Weby služby SharePoint se totiž přizpůsobují potřebám podniků všech typů a velikostí, a proto se rychle stávají stále složitějšími. Zatímco dříve sloužily jako úložiště dokumentů, seznamů úkolů a plánů, mění se v současnosti na vysoce dynamické weby s bohatým obsahem, orientované na obchodní procesy.

Pomocí rozsáhlé knihovny předpřipravených aktivit v SharePoint Designeru lze docílit různých scénářů manipulace s dokumenty nebo s položkami. Zajímavé je například automatické dopočítávání nebo doplňování hodnot pomocí dotazování se do jiných systémů. Například mzdového systému nebo účetnictví. S pomocí workflow lze také automatizovat celou řadu rutinních akcí a ušetřit čas. Například tím, že workflow při uložení souboru automaticky vloží některá metadata nebo zašle dokument nadřízenému ke schválení.

Velkou výhodou SharePointu je existence mnoha konzultantských společností, které již mají nespočet funkcí připravených k okamžitému nasazení ve vašem prostředí. Kupříkladu jde o komplexní správu datových schránek, kterou lze nasadit prakticky okamžitě. Samozřejmostí je distribuce datových zpráv, která může probíhat automaticky nebo na základě uživatelsky definovaných pravidel. Po zpracování lze datové zprávy uložit do strukturovaného archivu, přičemž přístup do něj mají pouze oprávněné osoby. Aplikace rovněž nabízí správu prakticky neomezeného množství datových schránek. Veškeré funkce pak jsou dostupné přes standardní webové služby, což umožňuje případnou integraci řešení s dalšími systémy.

Cena a pořízení SharePointu

Licence na SharePoint Server 2019 v on-premise prostředí se dá pořídit za zhruba 160 tisíc. Nicméně je nutné připočíst CAL licence dle počtu uživatelů a samozřejmě samotný fyzický server. Suma sumárum lze počítat s prvotní investicí na úrovni půl miliónu korun. To není vůbec málo, ale potenciál na firemní úspory je vysoký. Například zlepšením pracovních postupů lze ušetřit několik kancelářských pozic nebo zaměstnance přesměrovat na jiné činnosti.

Upřednostňovanou variantou však je založení SharePointu v cloudovém prostředí. Tato varianta je známá jako SharePoint Online a je součástí některých firemních plánů Microsoft 365 (dříve Office 365). Pokud však chcete jen samotný SharePoint, počáteční investice je zcela minimální. Samozřejmě však musíte počítat s pravidelnou měsíční platbou, která startuje na 4,2 euro za uživatele.

SharePoint od Microsoftu funguje jako internetový portál a sociální síť pro interní diskuzní skupiny, týmové webové stránky a blogy, což výrazně usnadňuje práci i mimo rámec oddělení. Kromě toho se může pochlubit svými rozsáhlými funkcemi pro správu dokumentů nebo pro organizaci podnikových procesů. Pokud chcete digitalizovat svoji firmu, SharePoint je pomocník přesně pro vás.