Microsoft Word: stažení, funkce a základy používání (NÁVOD)

Microsoft Word (NÁVOD) – OBSAH

• MS Word: Co umí a jsou si všechny verze rovny?
• Kde najít Word ke stažení a jak ho aktivovat?
• 1) Spuštění programu a prvotní seznámení s rozhraním
• 2) Nebojte se použít nápovědu
• 3) Katalog připravených šablon
• 4) Word a práce s PDF formátem
• 5) Word vs. WordPad
• 6) Při prohledávání zdrojů nemusíte opustit dokument
• 7) Word jako mobilní aplikace

MS Word: Co umí a jsou si všechny verze rovny?

Microsoft Word je software umožňující vytvářet a upravovat dokumenty, formátovat text, vkládat další objekty, používat různé funkce pro vytváření specifických obsahů a mnohé další. Postupem času se Word jako takový mění zejména z pohledu rozvržení ovládacích prvků, což některé uživatele mate. Starší verze, například ta z Office 2007, má pochopitelně méně funkcí než ta aktuální z balíku Microsoft 365 nebo z Office 2019. Nicméně k základní editaci dokumentu jistě postačí. Musíme dopředu rovnou upozornit, že na jednom PC nelze nainstalovat více verzí Wordu vedle sebe.

Klíčové funkce Microsoft Office Word:

1. Vytváření a editace textových dokumentů ve formátu, který je standardizovaný v rámci komunikace s úřady.
2. Celkově jednoduché ovládání a přehledné rozhraní.
3. K dispozici rozsáhlý výběr šablon Office pro každodenní použití.
4. Dokonalé provázání s dalšími aplikacemi MS Office.
5. Při používání cloudového úložiště OneDrive získáte přístup k dokumentům, například klidně i z mobilní aplikace.
6. Word je dostupný pro systémy Windows, macOS a mobilní verze je k dispozici pro Android, iOS nebo ipadOS.

Poslední verzí Microsoft Word je Word 2019. Můžete jej získat jako součást kancelářského balíku Microsoft Office 2019. Druhou cestou k získání je aktivace předplatného Microsoft 365 (dříve Office 365), kde se však aplikace neustále mění, a nese tak označení Word 365. Nadále se však můžete hojně setkat se staršími verzemi Word 2016, 2013 nebo dokonce 2010. Zejména na počítačích, které jsou již na hraně své životnosti.

Kde najít Word ke stažení a jak ho aktivovat?

Protože mnozí, kdo hledají návod k používání MS Word, ho už zakoupený a stažený mají, nebudeme tuto kapitolu prodlužovat, neboť aktivace a instalace balíku MS Office je poměrně přímočará. Pokud jste zakoupili licenci na Alza.cz, obdrželi jste skrze svůj Alza účet aktivační kód. Ten použijete na stránce pro uplatnění nákupu, a to po přihlášení k existujícímu nebo vytvoření nového účtu Microsoft.

Někdy kolem roku 2010 šlo zakoupit například Word jako samostatnou aplikaci. Ale od této možnosti Microsoft po čase odstoupil a nyní si vždy pořizujete minimálně základní kancelářský balík, který zahrnuje Word, Excel a PowerPoint.

Velmi důrazně varujeme před hledáním a následným stahováním nelegálních edicí na různých souborových serverech. Sice tím získáte jakési programové nástroje vedoucí k instalaci a následnému spuštění Wordu, ale s vysokou pravděpodobností si současně pořídíte i všelijakou virovou havěť. A od toho je jen krůček ke ztrátě různých přihlašovacích údajů (například do banky) nebo ke kompletnímu zašifrování PC, pokud půjde o ransomware.

Alternativně se může stát, že jste přístup k Microsoft 365 získali od svého zaměstnavatele či školy. V tom případě máte k dispozici jak webové aplikace dostupné v prohlížeči, tak odkaz ke stažení. Ten najdete na své domovské stránce Microsoft 365 pod volbou Nainstalujte si Office. Instalace je pak už velmi přímočará – stačí otevřít stažený soubor a nechat instalační soubor pracovat.

1) Spuštění programu Word a prvotní seznámení s rozhraním

Začneme pochopitelně spuštěním programu Microsoft Word. Po úspěšné instalaci najdete zástupce ke spuštění v nabídce Start. Případně můžete Word vyhledat jednoduchým napsáním slova word do vyhledávacího řádku. Rovnou doporučujeme ikonku připnout pomocí symbolu špendlíku do nabídky Start a případně i na hlavní panel. Díky tomu budete mít Word dostupný na jedno kliknutí myší přímo z pracovní plochy.

Při prvním spuštění aplikace Word se dostanete do nabídky, která ve starších verzích vůbec nebyla. Rovnou totiž máte přístup do ohromné databáze připravených šablon nebo můžete otevřít poslední upravované, sdílené nebo připnuté dokumenty. Samozřejmě jsou k dispozici i volby pro založení nového dokumentu nebo procházení složek v počítači či na síti.

Pokud vyberete volbu Prázdný dokument, vyskočí na vás typický bílý list papíru s horním panelem, kde je celá řada ovládacích prvků. Word je po těch mnoha letech vývoje už tak chytrý, že v závislosti na prováděné činnosti vám nabízí vhodné volby. To poměrně citelně pomáhá zejména méně zkušeným uživatelům.

2) Nebojte se použít nápovědu

Pokud s Wordem úplně začínáte, kromě placených kurzů lze využít i vestavěnou nápovědu, která poměrně podrobným způsobem popisuje základní kroky. Pro její vyvolání stačí otevřít prázdný dokument a v horní nabídce vybrat položku Nápověda – Zobrazit školení. Po pravé straně se vám otevře připravená nabídka jednoduchých školení na základní práci s dokumenty. Často je k dispozici i video, které je však v angličtině. Nicméně hned pod ním je krok za krokem český popis jednotlivých akcí. Ty si můžete hned vedle v prázdném dokumentu zkoušet.

Pochopitelně je k dispozici i klasická rejstříková nápověda, kde buď hledáte klíčová slova, nebo procházíte jednotlivé kategorie. Samostudiem tak rozhodně můžete načerpat celou řadu potřebných znalostí, bez kterých se ve škole nebo v práci rozhodně neobejdete.

3) Katalog připravených šablon

Společnost Microsoft nabízí rozsáhlý výběr šablon Office pro každodenní použití. Díky nim můžete například vytvořit vlastní průkazku s fotkou, odprezentovat skvělý inovativní nápad nebo naplánovat blížící se rodinnou dovolenou. Stačí si jen v šablonách PowerPointu, Excelu a Wordu najít design, který se bude dokonale hodit pro daný úkol nebo příležitost. Ano, šablony jsou dostupné napříč všemi klíčovými Office aplikacemi.

Ale věnujme se primárně Wordu, v němž máte k dispozici zcela bezplatné šablony zahrnující širokou škálu profesionálně naformátovaných dokumentů. Pořádáte akci? Pozvěte hosty prostřednictvím pozvánky nebo letáku vytvořených ze šablony. Svoji vděčnost lidem, kteří věnují svůj čas dobrým skutkům, můžete vyjádřit pomocí tisknutelných kartiček s poděkováním. Pokud se chystáte na změnu kariéry, můžete využít přizpůsobitelnou a profesionálně navrženou šablonu životopisu, která vám pomůže získat práci snů.

Na vybranou šablonu stačí kliknout a odsouhlasit její stažení do PC. Během okamžiku jste přímo v šabloně a můžete jednoduše vyplňovat potřebné údaje. Zcela bezpracně tak získáte skvěle vypadající dokument, který mile překvapí každého personalistu. Není totiž nic horšího než žádat například o kancelářskou práci pomocí životopisu, ve kterém je porušeno velké množství stylistických pravidel. Podobně snadným způsobem však můžete vytvořit i například dětem rozvrh hodin do školy a další podobné záležitosti. Šablony jsou však připraveny i pro firemní komunikaci. Například v podobě různých obchodních dopisů, prodejních faktur nebo brožur s nabídkou služeb.

4) Word a práce s PDF formátem

Formát PDF (Portable Document Format) je masivně rozšířený formát pro sdílení konečných verzí souborů. Typicky se využívá pro zamezení dalších úprav konkrétního dokumentu. Už od nějaké verze Office 2007 lze ve Wordu ukládat soubory přímo do PDF. Což je výhodné a není nutné instalovat virtuální tiskárny nebo nějaké aplikace s vestavěným převodníkem do různých formátů.

Nicméně v aktuální verzi Wordu lze PDF dokumenty i poměrně solidním způsobem libovolně editovat. Což je zásadní změna, která vám může ulehčit hromadu práce při ručním přepisování dokumentů. V první řadě je nutné podotknout, že Word se vypořádá spíše s jednoduššími typy PDF souborů bez rozsáhlých tabulek nebo podobných záležitostí. K profesionální úpravě a tvorbě PDF dokumentů však nadále slouží aplikace Adobe Acrobat, která je s PDF formátem spjata už od samotného počátku.

5) Word vs. WordPad

Snad v každé verzi operačního systému Microsoft Windows se nachází aplikace WordPad. Jde o naprosto nejzákladnější textový editor, který vůči plnému Wordu obsahuje jen naprosté minimum funkcí. Je však nutné poznamenat, že napsat dopis nebo otevřít zaslaný dokument zvládne. Jde však o vyloženě nouzové řešení, které jen krátkodobě oddálí pořízení plné sady aplikací Microsoft Office.

6) Při prohledávání zdrojů nemusíte opustit dokument

Připravujete si podklady na různá jednání nebo si vypisujete text k seminární práci? K tomu typicky potřebujete mít kromě Wordu otevřený i webový prohlížeč a vyhledávat různé informace. Nově lze prakticky vše udělat v rámci jednoho okna spuštěného Wordu. Stačí označit klíčové slovo v textu a pravým tlačítkem vyvolat Inteligentní vyhledávání. Poté se v pravé části Wordu otevře výsledek vyhledávání napříč internetem.

Snadno tak vložíte požadované informace bez faktické chyby nebo obrázky doplněné i odkazem na typ licence. A navíc v předplatném Microsoft 365 získáte přístup k rozsáhlé nabídce prémiového kreativního obsahu bez licenčních poplatků. Konkrétně se jedná o šablony, snímky z fotobanky, ikony a písma. Jde o poměrně zajímavé ulehčení práce a výhledově můžete tímto stylem používání ušetřit nemalé finanční prostředky.

7) Word jako mobilní aplikace

Před několika měsíci Microsoft představil novou mobilní aplikaci s názvem Office (ke stažení pro Android a iOS). Ta nabízí úplně nové prostředí navržené pro práci na mobilních zařízeních. Propojuje Word, Excel a PowerPoint do jedné aplikace a přináší nové funkce, které vám umožňují vytvářet obsah a dělat vše potřebné efektivně.

Díky šikovnému spojení do jedné aplikace se celkově zjednodušuje používání, protože si nemusíte stahovat několik aplikací ani mezi nimi přepínat. Instalace jedné aplikace také vyžaduje mnohem méně úložiště na telefonu než instalace každé zvlášť. Zároveň si zachovává prakticky všechny funkce stávajících mobilních aplikací, které uživatelé znají a používají.

Již brzy se tak například můžete těšit na diktování ve Wordu, které převede hlas na psaný text včetně různých příkazů pro formátování. Zajímavostí je také přidání funkcí v podobě pořizování rychlých poznámek, podepisování souborů PDF, skenování QR kódů a přenos souborů mezi zařízeními.

Prostředí Microsoft Office Word je přehledné a intuitivní. I díky tomu se z této aplikace stal jeden ze základních prvků počítačové gramotnosti.