Microsoft Excel (NÁVOD): stažení, funkce a základy používání

Microsoft Excel (NÁVOD) – OBSAH

1. MS Excel: Co umí a jsou si všechny verze rovny?
2. Kde najít Excel ke stažení a jak ho aktivovat?
3. Spuštění programu a prvotní seznámení s rozhraním
4. Vestavěné kurzy, například kontingenční tabulky
5. Katalog připravených šablon v Excelu
6. Excel a současná spolupráce více uživatelů
7. Excel online funguje všude
8. Excel jako mobilní aplikace

MS Excel: Co umí a jsou si všechny verze rovny?

Microsoft Excel je tabulkový procesor od firmy Microsoft. Jako tabulkový procesor označujeme aplikace, které zpracovávají různě velkou tabulku informací. Samotná tabulka je složena z jednotlivých buněk, které typicky obsahují vzorce pracující s daty. V minulosti se Excel používal především v bankovním sektoru, ale postupně došlo k masivnímu nasazení všude tam, kde je potřeba zpracovávat a analyzovat libovolná data. Tabulkový procesor by tak měl být naprosto běžnou součástí vybavení prakticky každého počítače nebo notebooku.

Starší verze, například ta z Office 2007, má pochopitelně méně funkcí než ta aktuální z balíku Microsoft 365 nebo z Office 2019. Nicméně k základní editaci tabulky jistě postačí. Je ale nutné upozornit, že moderně pojatý dokument, vytvořený nejnovější verzí Excelu, může být ve starší verzi hůře čitelný. Po technické stránce také platí, že na jednom PC nelze nainstalovat více verzí Excelu.

Klíčové funkce Microsoft Office Excel:

1. Vytváření a editace tabulek, grafů a mnoho dalšího ve formátu, který je standardizovaný v rámci komunikace s úřady.
2. Rozsáhlé matematické, logické, vyhledávací nebo převodní funkce.
3. Celkově jednoduché ovládání a přehledné rozhraní.
4. K dispozici rozsáhlý výběr šablon Office pro každodenní použití.
5. Dokonalé provázání s dalšími aplikacemi MS Office.
6. V rámci předplatného Microsoft 365 získáte přístup i k plně funkční webové verzi bez nutnosti instalace na PC.
7. Při používání cloudového úložiště OneDrive získáte přístup k dokumentům, například i z mobilní aplikace.
8. Excel je dostupný pro systémy Windows, macOS a mobilní verze je k dispozici pro Android, iOS nebo iPadOS.

Poslední verzí Microsoft Excel je Excel 2019. Můžete jej získat jako součást kancelářského balíku Microsoft Office 2019. Druhou cestou k získání je aktivace předplatného Microsoft 365 (dříve Office 365), kde se však aplikace neustále mění, a nese tak označení Excel 365. Nadále se také můžete hojně setkat se staršími verzemi Excel 2016, 2013, nebo dokonce 2010, a to zejména na počítačích, které jsou již na hraně své životnosti.

Kde najít Excel ke stažení a jak ho aktivovat?

Protože mnozí, kdo hledají návod k používání MS Excel, ho už zakoupený a stažený mají, nebudeme tuto kapitolu prodlužovat, neboť aktivace a instalace balíku MS Office je poměrně přímočará. Pokud jste zakoupili licenci na Alza.cz, obdrželi jste skrze svůj Alza účet aktivační kód. Ten použijete na stránce pro uplatnění nákupu, a to po přihlášení k již existujícímu účtu nebo po vytvoření nového účtu Microsoft.

Někdy kolem roku 2010 bylo možné zakoupit například Excel jako samostatnou aplikaci. Ale od této možnosti Microsoft po čase odstoupil a nyní si vždy pořizujete minimálně základní kancelářský balík, který zahrnuje Word, Excel a PowerPoint.

Velmi důrazně varujeme před hledáním a následným stahováním nelegálních edicí na různých souborových serverech. Sice tím získáte jakési programové nástroje vedoucí k instalaci a následnému spuštění Excelu, ale s vysokou pravděpodobností si současně pořídíte i všelijakou virovou havěť. Pak už jste jen krůček od ztráty různých přihlašovacích údajů (například do banky) nebo od kompletního zašifrování PC, pokud půjde o ransomware.

Alternativně se může stát, že jste přístup k Microsoft 365 získali od svého zaměstnavatele či školy. V tom případě máte k dispozici jak webové aplikace dostupné v prohlížeči, tak odkaz ke stažení. Ten najdete na své domovské stránce Microsoft 365 pod volbou „Nainstalujte si Office“. Instalace je pak už velmi přímočará – stačí otevřít stažený soubor a nechat instalační soubor pracovat.

Spuštění programu Excel a prvotní seznámení s rozhraním

Začneme pochopitelně spuštěním programu Microsoft Excel. Po úspěšné instalaci najdete zástupce ke spuštění v nabídce Start. Případně můžete Excel vyhledat jednoduchým napsáním slova „excel“ do vyhledávacího řádku. Rovnou doporučujeme ikonku připnout pomocí symbolu špendlíku do nabídky Start a případně i na hlavní panel. Díky tomu budete mít Excel dostupný na jedno kliknutí myší přímo z pracovní plochy.

Při prvním spuštění aplikace Excel se dostanete do nabídky, která ve starších verzích vůbec nebyla. Rovnou totiž máte přístup do ohromné databáze připravených šablon nebo můžete otevřít poslední upravované, sdílené nebo připnuté dokumenty. Samozřejmě jsou k dispozici i volby pro založení nového dokumentu nebo procházení složek v počítači či na síti.

Pokud vyberete volbu „Prázdný sešit“, vyskočí na vás notoricky známá mřížka buněk s horním panelem, kde je celá řada ovládacích prvků. Excel je po těch mnoha letech vývoje už tak chytrý, že v závislosti na prováděné činnosti vám nabízí vhodné volby. To poměrně citelně pomáhá zejména méně zkušeným uživatelům.

Vestavěné kurzy, například kontingenční tabulky

Excel se používá v prakticky každé firmě, proto je vysoce pravděpodobné, že budete muset například při pohovoru v novém zaměstnání prokázat své znalosti. Jasně, můžete si dopředu zaplatit některý z mnoha kurzů, ale neméně důležité je i samostudium. V Excelu totiž najdete hned několik zcela bezplatných kurzů.

Možná jste už někdy zaslechli slova kontingenční tabulka a přemýšleli jste, co by to mohlo být. Ve stejnojmenném kurzu se dozvíte, k čemu se vám může kontingenční tabulka hodit. Také získáte představu o základních součástech a nakonec si kontingenční tabulku zkusíte vytvořit. Uvidíte sami, že to není vůbec těžké.

Katalog připravených šablon v Excelu

Společnost Microsoft nabízí rozsáhlý výběr šablon Office pro každodenní použití. Díky nim můžete například vytvořit vlastní průkazku s fotkou, odprezentovat skvělý inovativní nápad nebo naplánovat blížící se rodinnou dovolenou. Stačí si jen v šablonách PowerPointu, Excelu a Wordu najít design, který se bude dokonale hodit pro daný úkol nebo příležitost. Ano, šablony jsou dostupné napříč všemi klíčovými Office aplikacemi.

Když se podíváme přímo na Excel, objevíme v něm stovky bezplatných šablon zahrnující širokou škálu profesionálně naformátovaných sešitů. Například různé kalendáře, měsíční rozpočty, účetní rozvahy, školní kalendáře a mnohé další.

Excel a současná spolupráce více uživatelů

Se svými kolegy (případně rodinou) můžete otevřít a současně používat stejný sešit v Excelu. Microsoft této funkci říká spoluvytváření. Když spoluvytváříte, vidíte změny ostatních velmi rychle, prakticky v reálném čase. V některých verzích Excelu se vám výběry ostatních lidí zobrazí v jiných barvách.

Pokud používáte verzi Excelu, která podporuje spoluvytváření, vyberte „Sdílet“ v pravém horním rohu, zadejte e-mailové adresy a potom zvolte umístění v cloudu. Ano, takhle zjednodušený je celý proces sdílení sešitu například pro další kolegy v práci. Sdílení lze navíc časově omezit, nebo dokonce nastavit heslo pro odemknutí dokumentu. Díky tomu lze sdílení používat i například pro úpravu citlivějších osobních údajů. Služba Microsoft 365 a cloudové úložiště OneDrive totiž plní přísná kritéria GDPR.

Ukažme si jeden modelový případ, možná od vás z firmy. Potřebujete například obeslat 10 zaměstnanců, kdy každý z nich má vyplnit jen určitou část tabulky. Pravděpodobně tedy pošlete 10 e-mailů a do přílohy dáte excelový sešit. Ten se vám po čase vrátí zpět s vyplněnými údaji. Následně je ale potřeba, abyste „slepili“ těch zaslaných 10 verzí do jednoho výsledného sešitu. To vám klidně může zabrat i několik hodin. Jakmile však použijete režim spoluvytváření, tak pouze dokument kolegům nasdílíte přes tlačítko, vyberete e-maily a následně jen zkontrolujete výsledek. Časová náročnost se tady pohybuje v řádu jen několika málo minut.

Excel online funguje všude

Není to tak dávno, kdy Microsoft převedl Excel do verze pro uživatele, kteří požadují, aby jejich data byla dostupná vždy a všude. Zcela tak padá omezení na konkrétní počítač nebo operační systém. K Excelu lze totiž přistupovat online pomocí webového prohlížeče. Jde o tzv. Office Web Apps poskytované jako součást předplatného Microsoft 365 anebo jako součást cloudových služeb Microsoft OneDrive.

Webová aplikace umí otevřít soubory z desktopových verzí Excelu. Také nabízí plnou funkcionalitu pro manipulaci s daty. Samozřejmě umí zobrazovat a upravovat kontingenční tabulky, přidávat grafy a podobně. Má schopnost sdílet vaše sešity, vložit je jako součást webových stránek a umožnit jim přes webové rozhraní upravovat přímo sešit umístěný na vašem účtu OneDrive.

Excel jako mobilní aplikace

Před několika měsíci Microsoft představil novou mobilní aplikaci s názvem Office (ke stažení pro Android a iOS). Ta nabízí úplně nové prostředí navržené pro práci na mobilních zařízeních. Propojuje Word, Excel a PowerPoint do jedné aplikace a přináší nové funkce, které vám umožňují vytvářet obsah a dělat vše potřebné efektivně.

Díky šikovnému spojení do jedné aplikace se celkově zjednodušuje používání, protože si nemusíte stahovat několik aplikací a ani mezi nimi přepínat. Instalace jedné aplikace také vyžaduje mnohem méně úložiště na telefonu než instalace každé zvlášť. Zároveň si zachovává prakticky všechny funkce stávajících mobilních aplikací, které uživatelé znají a používají.

Již brzy se tak například můžete těšit na diktování ve Wordu, které převede hlas na psaný text včetně různých příkazů pro formátování. Zajímavostí je také přidání funkcí v podobě pořizování rychlých poznámek, podepisování souborů PDF, skenování QR kódů a přenosu souborů mezi zařízeními.

Excel využijete prakticky v každém kancelářském zaměstnání. Není tedy divu, že zvládnutí tabulkového procesoru Microsoft Excel se v dnešní době řadí mezi důležité počítačové znalosti.