Microsoft Access (NÁVOD): využijete data na maximum

Microsoft Access (NÁVOD) – OBSAH

1. K čemu slouží Microsoft Access?
2. Stažení a instalace Microsoft Access
3. Vytvoření nové databáze v Microsoft Access
4. Microsoft Access podporuje tvorbu formulářů
5. Funguje Microsoft Access na macOS?

K čemu slouží Microsoft Access?

Musíte pracovat s obrovským množstvím dat, na něž už notoricky známá aplikace Excel zdaleka nestačí? Právě v tento okamžik se ke slovu dostává aplikace Microsoft Access. Jde o velmi vyspělou aplikaci sloužící primárně k hromadné manipulaci s daty, jak ve smyslu analýzy dat, tak jejich modifikace. V Microsoft Access tak můžete jednoduše vytvářet relační databáze. Současně se hodí se pro jakékoliv nasazení – od malých projektů až po použití ve velkých firmách.

Z pohledu praxe je tak celkem jasné, že Microsoft Access lze nasadit v mnoha různých případech. Nicméně je potřeba nejprve vše dobře promyslet, protože taková investice do nákupu hned několika licencí se může pěkně prodražit. Microsoft Access tak doporučujeme nasadit například při zpracování velkého množství dat výsledků z laboratorních vyšetření nebo obecně ve zdravotnictví pro dlouhodobé sledování důležitých hodnot u jednotlivých pacientů. Také má své opodstatnění při dlouhodobém sledování jakosti ve výrobě nebo pro uchování důležitých dat z výrobních procesů.

Důležitou výhodou je fakt, že databázi vytvořenou v Microsoft Access můžete sdílet například na síťovém disku nebo přímo na lokálním PC. Není tak potřeba pořizovat speciální server včetně licencí pro hostování SQL databáze.

Stažení a instalace Microsoft Access

Microsoft Access si v současně době lze pořídit hned několik způsoby. Primárně je součástí vyšších plánů služby Microsoft 365. Například jde o Microsoft 365 Business Standard nebo Microsoft 365 Business Premium, které jsou typické pro firemní nasazení. Proto si nejprve překontrolujte vlastní domovskou stránku služby Microsoft 365, zda nemáte program Access přístupný. Samozřejmě si takový plán můžete za měsíční paušál pořídit klidně i na domácí používání.

Pokud však preferujete jednorázovou platbu, doporučujeme pořídit licenci Microsoft Office Professional 2019. Obsahem tohoto balíku jsou populární aplikace Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher a právě Access.

Poslední možností je, že otevřete na počítači s Windows 10 aplikaci Windows Store a dáte hledat Access. Následně stačí zaplatit a během chvíle dojde k instalaci programu Access do vašeho PC. Jde o pohodlnou cestu, kdy bude instalace rovnou provázaná na váš Microsoft účet. Nicméně je samozřejmě nutné počítat s tím, že nákup jednotlivých Office aplikací není z finančního hlediska dobrý nápad, a rozhodně spíše doporučujeme pořídit Access jako součást nějakého balíku.

Vytvoření nové databáze v Microsoft Access

Pokud vůbec poprvé spustíte Access, zobrazí se vám nabídka se založením prázdné databáze, také si však můžete vytvořit databázi pomocí připravených šablon, které se automaticky stáhnou z webu office.com. A pochopitelně můžete ručně vyhledat uloženou databázi přímo v počítači.

Pro začátečníky bude jistě vhodné zvolit možnost vytvoření databáze pomocí šablony. Šablona je databáze připravená k použití, která obsahuje všechny tabulky, dotazy, formuláře, makra a sestavy potřebné k provedení určitého úkolu. K dispozici jsou například šablony, které můžete použít ke sledování problémů, správě kontaktů nebo k zaznamenávání výdajů.

Samozřejmě si však můžete vytvořit zcela vlastní prázdnou databázi a následně postupně připravit vlastní tabulky, formuláře nebo sestavy. Důležitý také bude import dat, která chcete v databázi Access používat. Pokud jsou tato data aktuálně uložená v jiné aplikaci, například v Excelu, můžete je zkopírovat a vložit do tabulky Accessu. Obecně platí, že tato možnost funguje nejlépe, pokud jsou data už rozdělená do logických sloupců, jako je to v excelové tabulce. Pokud však máte data například ve Wordu, není to úplně nejlepší varianta pro převod do aplikace Access. Bude totiž nutné sloupce dat oddělit pomocí karet nebo data před zkopírováním převést alespoň na tabulku v programu pro zpracování textu.

Microsoft Access podporuje tvorbu formulářů

Formuláře v Accessu jsou jako výlohy v obchodech – umožňují vám snadno si prohlížet a získat položky, které chcete, z velkého množství zadaných údajů. Formuláře jsou objekty, pomocí kterých můžete vy nebo jiní uživatelé přidávat, upravovat nebo zobrazovat data uložená v desktopové databázi Accessu. Zejména pokud bude databázi Accessu používat více uživatelů, mají dobře navržené formuláře zásadní význam pro efektivitu a přesnost zadávání dat.

Proto je také důležitý celkový návrh formuláře, s nímž vám pomůže speciální nástroj Formulář, pomocí kterého vytvoříte požadovaný formulář prakticky jediným kliknutím myší. Při použití tohoto nástroje se na formulář umístí všechna pole z podkladového zdroje dat, což může být například tabulka v Excelu.

• V navigačním podokně klikněte na tabulku nebo dotaz s daty, která chcete zobrazit ve formuláři.
• Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Formuláře na Formulář.

Funguje Microsoft Access na macOS?

Ne, nefunguje. Situace je taková, že i když si počítače Apple s operačním systémem macOS ukusují stále větší kus na trhu, přesto není aplikace Microsoft Access pro tuto platformu dostupná. A předpokládáme, že do budoucna se to jen tak nezmění. Mimochodem, stejná situace je i na mobilní platformě. S aplikací Access tedy nemůžete pracovat ani na tabletech či telefonech s iOS nebo Androidem. Jde tak výhradně o záležitost pro PC uživatele, kdy aktuální verzi podporuje pouze operační systém Windows 10.

Microsoft Access je mimořádně zajímavá aplikace, která je však přeci jen složitější na používání než takový Word. V rukou šikovného uživatele však i s pomocí připravených šablon skvěle poslouží ke zpracování velkého množství dat, například v menších firmách nebo ve zdravotnictví.