1. Správa Alza Trade objednávek
Nejprve je třeba vybrat, kde budete chtít objednávky zpracovávat. Máte hned několik možností:
- Zpracování objednávek v Alza Trade; volba: Alza Trade – sekce objednávek.
- Zpracování objednávek v aplikaci Expando; volba: Expando.
- Zpracování objednávek v aplikaci Expando, s napojením na Shoptet; volba: Shoptet.
- Zpracování ve vlastním rozhraní – napojení přes vlastní API; volba: Api – přímé napojení
2. Stavy objednávek a postup vyřízení
3. Zpracování objednávek v Alza Trade
Aktuální objednávky od zákazníků najdete v záložce „Objednávky“. Každá objednávka má svůj řádek, který obsahuje základní informace, její stav a prvky pro její správu. Objednávku je možné rozkliknout pomocí symbolu „+“, a zobrazit tak podrobnější informace. Po rozkliknutí objednávky se zobrazí detaily o zákazníkovi a objednaných produktech. V sekci položky je vždy uvedena nákupní cena produktu pro Alzu (bez DPH). Tato cena by měla být následně Alze fakturována.
A) Režim Alza dopravce
Zde naleznete návod jak zpracovávat objednávky, pokud využíváte Alza dopravce.
Stavy objednávek
- Stav: Čeká
Stav „Čeká“ má objednávka, která byla vytvořena na straně Alza.cz, ale ještě nebyla potvrzena (tzn. zaplacena). Tento stav slouží jako podklad pro vytvoření rezervace zboží na skladě. Objednávka v tomto stavu neobsahuje detailní informace o adresátovi, ty jsou doplněny až po potvrzení. Stav čeká může mít objednávka i několik dní. Pro další práci vyčkejte, než bude automaticky přepnuto do stavu "čeká na vytvoření štítku".
- Stav: Zrušeno
Stav „Zrušeno“ má objednávka, která byla zrušena vámi.
Zrušit objednávku můžete, když například zjistíte, že na skladě máte pouze poslední poškozený kus zboží, a nemůžete tedy objednávku expedovat. Objednávku lze zrušit kliknutím na ikonku popelnice. Zákazníkovi přijde upozornění a budou mu vráceny peníze.
- Stav: Zrušeno po odeslání
Stav „Zrušeno po odeslání“ má objednávka, která byla nejprve expedována a následně se vám vrátila.
Objednávka, kterou jste zákazníkovi odeslali, se vám může vrátit ve chvíli, kdy ji zákazník nepřevezme (odmítne nebo není zastižen). Objednávku, která se vám takto vrátí, je třeba opět zrušit pomocí ikonky popelnice – díky tomu se dozvíme, že se vám vrátila, a vrátíme peníze zákazníkovi.
!
Pozor! Ve chvíli, kdy kliknete na ikonku popelnice, zákazníkovi vracíme peníze automaticky, je třeba tedy dávat pozor a rušit jen skutečně vrácené objednávky, protože po zrušení objednávky již nelze tento stav změnit.
- Stav: Čeká na vytvoření štítku
Stav „Čeká na vytvoření štítku“ má objednávka, která je již potvrzená (zaplacená) a je třeba ji odeslat zákazníkovi.
Stav „ Neodesláno“ má objednávka, u které jste si již vyžádali poštovní štítky, ale zatím u ní není potvrzené odeslání.
Zpracování objednávky
Nejprve je třeba zkontrolovat, zda zboží máte skladem a je možné ho expedovat. Následně klikněte na „vytvořit štítek“ v řádku objednávky. Otevře se vám okno pro generování štítku(štítky se generují ve formátu PDF).
Zde zadejte hmotnost balíčku a zkontrolujte přednastavený počet položek v balíku. Pokud je třeba, můžete objednávku rozdělit do více balíčků přetažením produktu do pole s názvem „+ Přetáhněte položku sem pro vytvoření nového balíku“. Objednávka pak bude expedována ve více balících a bude vám vygenerován poštovní štítek pro každý z těchto balíku. Více než 1 štítek lze vygenerovat i pro objednávky obsahující pouze 1 produkt, pokud se jeho balení skládá z více balíků.
Po vytvoření štítku se vrátíte na výpis objednávek. Stav objednávky, kde jste štítky vytvářeli, se změní na „Neodesláno“ a objeví se možnost „Stáhnout štítek“.
!
Jestli vám štítek nelze stáhnout počkejte cca 30 minut a zkuste znovu. Pokud stále nefunguje kontaktujte [email protected].
V případě, že si po vygenerování štítků, potřebujete štítek upravit/ smazat/ vygenerovat větší počet štítků, je možné štítek zrušit a vygenerovat znovu. Štítek smažete po vygenerování, klikem na křížek:
!
Pozor! Ve chvíli, kdy potvrdíte u objednávky odeslání, nelze vygenerovat další štítky a ani upravovat ty stávající.
Když kliknete na „Stáhnout štítek“, štítek se vám stáhne přímo do počítače. Je třeba ho vytisknout a nalepit na zabalenou zásilku. Posledním krokem je potvrzení odeslání objednávky. To potvrdíte kliknutím na políčko „Potvrdit odeslání“.
Tuto akci můžete provést ihned po generování štítku, jestli expedujete v stejný den, jako vám přišla potvrzená objednávka, nejpozději ale vždy před stanoveným časem příjezdu dopravce/časem svozu. Po potvrzení odeslání se stav objednávky změní na „Odesláno“.
Po potvrzení odeslání všech zásilek pro daný den si můžete vygenerovat svozový list pro předání balíků dopravci. V dolní části webu klikněte na „Stáhnout svozové listy“.
Tuto akci provádějte vždy až ve chvíli, kdy máte připravené všechny zásilky, a před příjezdem dopravce.
Pokud zjistíte, že zboží z objednávky nemáte skladem a není tedy možné expedovat objednávku včas, je třeba danou objednávku stornovat. Zrušení objednávky provedete klikem na ikonu popelnice. Tato akce je nenávratná, pokud tedy dojde ke zrušení objednávky, není možné tento stav změnit.
B) Režim vlastní dopravce
Stavy objednávek
- Stav: Čeká
Stav „Čeká“ má objednávka, která byla vytvořena na straně Alza.cz, ale ještě nebyla potvrzena (tzn. zaplacena). Tento stav slouží jako podklad pro vytvoření rezervace zboží na skladě. Objednávka v tomto stavu neobsahuje detailní informace o adresátovi, ty jsou doplněny až po potvrzení. Stav čeká může mít objednávka i několik dní. Pro další práci vyčkejte, než bude automaticky přepnuto do stavu "čeká na vytvoření štítku".
- Stav: Zrušeno
Stav „Zrušeno“ má objednávka, která byla zrušena vámi. Zrušit objednávku můžete, když například zjistíte, že na skladě máte pouze poslední poškozený kus zboží, a nemůžete tedy objednávku expedovat. Objednávku lze zrušit kliknutím na ikonku popelnice. Zákazníkovi přijde upozornění a budou mu vráceny peníze.
- Stav: Zrušeno po odeslání
Stav „Zrušeno po odeslání“ má objednávka, která byla nejprve expedována a následně se vám vrátila. Objednávka, kterou jste zákazníkovi odeslali, se vám může vrátit ve chvíli, kdy ji zákazník nepřevezme (odmítne nebo není zastižen). Objednávku, která se vám takto vrátí, je třeba opět zrušit pomocí ikonky popelnice – díky tomu se dozvíme, že se vám vrátila, a vrátíme peníze zákazníkovi.
- Stav: Neodesláno
Stav „Neodesláno“ má objednávka, která je již potvrzená (zaplacená) a je třeba ji odeslat zákazníkovi.
i
Pokud jste si zvolili vlastní dopravu, či vlastní komunikaci s Alza dopravcem, postup se při zpracování objednávek liší.
Rozdíl je v tom, že dodavatel při zpracování vynechá stáhnutí štítků a tisk svozových listů, které si dodavatel zajišťuje sám. Dodavatel po expedici objednávky potvrdí odeslání v portálu Trade. Zde je třeba vyplnit platný tracking kód pro daný balík:
Zde je třeba dávat pozor při objednávkách na dobírku. Zda je objednávka na dobírku zjistíte v sloupci Dobírka. Hodnotu dobírky vidíte v sloupci Cena s DPH vč. dobírky. Plnou výši dobírky je nutné zasílat automaticky na účet Alzy po jednotlivých zakázkách.
Alza účet pro zasílání plateb za dobírky: 2531920307/2600.
- Stav: Odesláno
Stav „Odesláno“ má objednávka, která je již odeslaná a doručená. Je potřeba potvrdit doručení.
