- Co je Selfbilling?
- Jak Selfbilling nastavit?
- Co je EDI Dropshipment?
- Jak správně vystavit doklady?
- Tok EDI dokladů
Co je Selfbilling?
Selfbilling je jedna z forem účtování mezi Vámi a Alza.cz., ve které za vás doklady vystavuje Alza.cz a vy se nemusíte o fakturaci vůbec starat. Alza vystaví faktury a dobropisy s vašimi fakturačními údaji a uhradí je dle nastavené splatnosti.
Vystavené doklady vám následně zašle na vámi vybraný email a naleznete je také v portálu Trade v záložce Doklady.
Můžete si vybrat z různých frekvencí vystavování dokladů:
- 4x měsíčně – každého 1., 8., 15. a 22. v měsíci, sumárně (s vazbou na jednotlivé objednávky).
- 2x měsíčně– každého 1. a 15. v měsíci, sumárně (s vazbou na jednotlivé objednávky).
- 1x měsíčně – každý 1. den v měsíci, sumárně (s vazbou na jednotlivé objednávky).
Selfbilling řeší veškeré doklady, které budete při fungování na Alza Trade potřebovat. Alza.cz za vás bude vystavovat faktury a dobropisy za objednávky, dobropisy za reklamace i dobropisy za vratky.
!
Selfbilling se nevztahuje na dodávání na sklad Alza.cz, funguje pouze pro spolupráci přes Alza Trade. Pro dodávání na sklad Alza.cz je nutné využívat EDI.
V případe řešení zápočtu u vystavených dokladů je třeba kontaktovat účetní oddělení: [email protected]. V případě nesrovnalostí v dokladech, chybného vystavení apod. prosím kontaktujte tým Alza Trade: [email protected]
Jak Selfbilling nastavit
Selfbilling si můžete nastavit sami přímo v Alza Trade.
- Přihlaste se svým účtem do Alza Trade.
- Pokud jste při registraci nevyplňovali, je třeba nyní vyplnit fakturační údaje. V záložce Nastavení jděte na Fakturační údaje a vyplňte fakturační údaje.
- Následně jděte do záložky Nastavení a vyberete Nastavení fakturace.
- Pod nadpisem „Forma účtování mezi Alza.cz a Vámi“ vyberte možnost Faktury vystaví Alza.cz.
- Jako číslo účtu k proplacení faktur bude použito číslo účtu, které jste vyplnili ve fakturačních údajích.
- Zadejte email, na který chcete faktury zasílat. Můžete použít hlavní kontakt pro účetnictví.
- Vyberte frekvenci vystavování dokladů (4x, 2x nebo 1x měsíčně).
- Odešlete ke schválení.
Vzor dokladu:
Co je EDI Dropshipment?
EDI – tedy elektronická výměna dat, je moderní způsob komunikace mezi dodavateli, při které dochází k výměně obchodních, logistických a jiných dokumentů (např. objednávek, faktur a dobropisů.)
Finanční doklady se neposílají ve formátech pdf v rámci mailové komunikace, vždy je nutné všechny doklady zaslat přes EDI, dokud nebudou v systému označené jako přijaté.
V případě, že si zvolíte v "Nastavení fakturace" vlastní fakturační systém, je nutné, aby jste využívali napojení na společnost Grit. Je to systém, přes který budete finanční doklady zasílat elektronicky. Grit EDI lze snadno napojit na váš podnikový systém: Pohoda, Helios, ABRA, MS Dynamics, SAP, FlexiBee, Money a další. I v případě, že máte jiného EDI providera, je nutné se v EDI Grit zaregistrovat.
Další informace k EDI komunikaci pro spolupráci s Alza Trade naleznete ZDE. Registrovat se na stránkách EDI Grit můžete ZDE.
Jak správně vystavit doklady?
- Jako referenci pro faktury vždy uvádějte číslo Alza zakázky – číslo musí být vždy uvedeno v jednotlivých řádcích – v poli objednávka.
- Jako referenci pro dobropisy – v případě vrácení balíčku dopravcem (=nepřevzato zákazníkem) uvádíte také číslo zakázky
- Je možné vystavovat souhrnné doklady – ze předpokladu, že bude dodržen rozpad zakázek v řádcích.
- V případě reklamace/vrácení do 14 dnů uvádíte referenci SET/VP -> tuto referenci Vám vždy sdělí ALZA.
- GLN místa dodání je v rámci Alza Trade vždy 8594177950111
- GLN fakturační je 8594177950005
Tok EDI dokladů
ORDER s prefixem OBDR* – objednávka resp. potvrzení objednávky zboží v režimu drop; zasílá Alza.cz, je-li dodavatelem vyžadováno.
INVOIC 380 – faktura za zboží připravené k expedici/expedované (dle Karty dodavatele), v poli pro Objednávku obsahuje číslo zakázky tak, jak jej předáváme přes API (jak v hlavičce, tak i na položkách dokladů; lze kumulovat více zakázek na jeden doklad dle dohodnuté frekvence fakturace).
RETANN s prefixem OBDR* – avízo pro vystavení dobropisu v případech, kdy zboží zákazník nepřevzal; tuto zprávu umíme odeslat v okamžiku, kdy obdržíme notifikaci Rejected přes API, obsahuje číslo původní zakázky; zasílá Alza.cz, je-li dodavatelem vyžadováno.
INVOIC 381 s referencí „číslo zakázky“ v poli pro objednávku (hlavička i položky) – dobropis
- k položkám, které byly dříve fakturované (faktura nám byla odeslaná), ale nedošlo k jejich expedici (přes API notifikace Canceled),
- položkám zakázky, kterou zákazník nepřevzal (přes API notifikace Rejected).
RETANN s prefixem VP* (vratka příjemky) – avízo pro vystavení dobropisu v případech, kdy zákazník zboží vrátil na pobočkách Alza.cz a Alza.cz tyto položky nechce držet skladem; neobsahuje číslo zakázky, referencemi jsou naše číslo VP*, umíme doplnit i Vaší referenci, pokud ji známe (shodný proces RETANN i následné zpracování dobropisů s referencí VP pro režim vratek zboží v běžném režimu dodání).
INVOIC 381 s referencí VP* – dobropis za zboží vrácené dodavateli.
INVOIC 381 s referencí SET* (servisní požadavek) – dobropis za dodavatelem uznanou reklamaci jak z běžného režimu dodávek zboží, tak i v režimu Alza Trade.
INVOIC 83 – cenový dobropis pro případy, kdy není dodržena garantovaná cena a vzniká rozdíl ceny na dodavatelské faktuře vůči objednávce/zakázce; je vždy individuálně komunikováno nákupčím, Alza.cz odesílá COMDIS k faktuře s požadavkem na vystavení cenového dobropisu (shodný proces pro běžný režim dodávek zboží, je vyžadováno číslo Referenčního dobropisů za období alespoň číslo jednoho z nich, dále je v případě souhrnných dobropisů vyžadována textová informace, o jaký druh kompenzace se jedná - ochrana skladu či zpětný rabat, u dobropisů k jedné konkrétní faktuře tato informace není nutná).
